KLUBBEN / LOVER

Lover for Arendal Rotaryklubb
 

ARTIKKEL 1 – GENERELT – BESLUTTENDE ORGANER 

Arendal Rotaryklubb er en frittstående rotaryklubb, og et resultat av sammenslåing mellom Nedenes Rotaryklubb med charterdato 17.09.1973 og Arendal Rotaryklubb. Klubbens charterdato er 30.09.1947. Klubben har rettigheter og forpliktelser som er nedfelt i lover vedtatt av Rotary International.

I tilfelle av motstrid mellom disse lover og lover fastsatt av Rotary International, skal sistnevntes regler gå foran.

Vedtektene forutsettes ikke å være i strid med norsk lov.

Besluttende organer
Styret og Klubbmøtet er klubbens besluttende organer.
Klubbmøtet skal behandle:
1.Valg av innkommende president, styremedlemmer og revisor.
2.Fastsettelse av budsjett og kontingent, godkjenning av regnskap.

Beslutningsdyktighet
Klubbmøtet er beslutningsdyktig når 1/3 av medlemmene er til stede. Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Ved stemmelikhet har presidenten dobbeltstemme.

ARTIKKEL 2 - FORMÅL

Denne klubbs formål er å oppfylle Rotarys målsetning, gjennomføre vellykkede serviceprosjekter basert på våre 5 veier til å gagne andre, bidra til å fremme Rotary ved å øke medlemstallet, støtte Rotaryfondet (The Rotary Foundation) og å utvikle ledere utover klubb nivået.

ARTIKKEL 3 – VALG
Valg av innkommende president, styremedlemmer og revisor for det neste Rotary år skal
holdes innen 31.12 hvert år.

For neste rotary år skal velges innkommende president, som dermed velges som president i
det derpå følgende Rotary år, sekretær, kasserer, to styremedlemmer hvorav én også er
leder for programkomiteen og revisor.

Sittende president er medlem i styret som past president i neste rotary år.

Valgkomiteen består av presidentene for de 3 siste Rotary år, med presidenten for det tredje
siste Rotary år som formann.

Styret kunngjør med 14 dagers varsel det klubbmøte der valget skal foretas.

Avstemning skjer ved stemmetegn.

Avstemning skjer skriftlig dersom styret eller mer enn 1/3 av de møtende medlemmene
krever det.

Dersom valgkomiteens forslag ikke får flertall av de fremmøtte medlemmer, må
valgkomiteen utarbeide et nytt forslag på de styremedlemmer som ikke ble valgt. Forslaget
legges frem på et sener klubbmøte der valget foretas med endelig virkning.

ARTIKKEL 4 – STYRET
Ledelsen av Arendal Rotaryklubb er styret som skal bestå av 5-7 – fem til syv – medlemmer
som velges i overensstemmelse med artikkel 2 i disse lover. Styret består av president,
innkommende president, past president, sekretær, kasserer samt to styremedlemmer
hvorav èn også er leder av programkomiteen. Ledighet i styret skal fylles ved valg i et
klubbmøte etter innstilling fra styret.

Presidenten skal lede møtene i klubben og i styret, samt utføre andre oppgaver som naturlig
hører til dette verv. Ved rotaryårets slutt skal presidenten utarbeide en rapport som skal
gjenspeile klubbens aktiviteter i løpet av presidentens funksjonstid.

Innkommende presidents oppgave er å lede møtene i klubben og i styret i presidentens
fravær og for øvrig utføre de oppgaver som blir pålagt av presidenten.

Sekretærens plikter å føre medlemsfortegnelse, sende de fastsatte rapporter til Rotary
International, sende rapporter og lignende til distriktet og å utføre andre plikter som styret
bestemmer.

Kassererens plikt er å ta vare på alle klubbens midler, innkassere kontingent og sørge for betaling til distriktet og Rotary International, føre regnskap og sørge for at det avsluttes og revideres snarest mulig etter utgangen av rotaryåret og til enhver tid utføre de plikter og oppgaver som hører til dette verv.

Leder for programkomiteen har ansvaret for å planlegge program til alle klubbens møter i samsvar med presidentens prioriteringer.

ARTIKKEL 5 – MØTER
Klubbmøter holdes ukentlig, eller det antall møter pr. måned slik styret bestemmer.

Styremøter innkalles når presidenten finner det nødvendig, eller etter anmodning av to styremedlemmer.

Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styrets medlemmer er til stede.

Ved stemmelikhet har presidenten dobbeltstemme.

ARTIKKEL 6 – KONTINGENT
Kontingenten betales én gang pr. halvår. Den bestemmes av klubbmøtet i forbindelse med budsjettbehandlingen.

Nye medlemmer som tas opp i de første 3 måneder i et halvår, skal betale halv kontingent for det halvåret de tas opp. Nye medlemmer som tas opp i de siste 3 måneder av et halvår, betaler ingen kontingent for det halvåret de tas opp.

ARTIKKEL 7 – KOMITEER
Klubbkomitéenes oppgave er å oppnå klubbens langsiktige mål innen de fire Tjenesteområder. Når det er praktisk mulig, bør komitémedlemmer sitte i samme komité i tre år for å sikre kontinuitet. Innkommende president er ansvarlig for å oppnevne komitémedlemmer til ledige verv, utnevne komitéledere samt holde planleggingsmøter før starten på sitt presidentår. Uten fullmakt fra presidenten/styret skal ingen komité igangsette vesentlige arbeider.

Komitéene skal behandle de saker som blir overlatt den av presidenten eller styret.

Presidenten har møterett og forslagsrett i alle komitéer.

Flere komitéer kan opprettes etter behov.

Klubben har flg. Komitéer:
Program-komitéen

• Utarbeide høstprogram innen 1.august
• Utarbeide vårprogram innen 1.desember
• Følgende typer møter:
- Foredrag
- Bedriftsbesøk
- Egoforedrag
- Sosiale møter med/ uten ledsager
• Utpeke ansvarlig for oppfølging av møter/ foredragsholdere, og foreta
nødvendige korreksjoner underveis
• Viktig at kameratskaps komitéen får beskjeder om endringer i
program/endringer av møtested
• Tett samarbeid med president om klubbens program

Kameratskapet-komitéen
Kameratskapskomiteens hovedoppgave er å tilrettelegge en god gjennomføring av alle klubbens møter og samlinger.
• Møter på fast sted.
- Forberede (materiell, bordoppstilling, kaffe, vin til foredragsholdere og
lotteri)
- Avslutte, rydde etter avtale / avbestille lokaler ved fravær til utleier
• Loddsalg
• Arrangere sosiale møter
- Sted/ servering/ påmelding/ betaling
• Forberede og arrangere faste møter, herunder
- Guvernørbesøk
- Julemøte
- Presidentskifte
• Følge opp medlemmenes personlige jubileer i henhold til vedtatte
retningslinjer
• Kommunikasjon med utleier
- Sende halvårsprogram til utleier og melde avvik i dialog med program-
komitéen. Se for øvrig budsjettregler.

Kommunikasjons komitéen
Kommunikasjonskomitéens hovedoppgave er å kommunisere vår virksomhet både internt og eksternt.
• Oppdatere og redigere Arendal Rotary klubb nettside i samarbeid med
IT ansvarlig.
• Oppdatere Arendal Rotary klubb i sosiale medier, fortrinnsvis på Facebook
• Utnevne redaktør og eventuelt redaksjonskomite med ansvar for:
-Planlegge og gjennomføre kontakt med andre media i samarbeid med
prosjektgrupper når vi har saker som er aktuelle
• Organisere Arendal Rotary klubb sin profil under Arendalsuka, i samarbeid
med andre klubber i distriktet og distrikt 2290                                                                                                                                                                     • Bistå TRF komiteen med budsjett og prosjektarbeid i forbindelse
med sponsorer og annonsører på store arrangementer/ prosjekter.

Medlems - og rekrutterings komitéen
Utvikle og iverksette en plan med henblikk på å rekruttere nye og følge opp eksisterende medlemmer.
• Jobbe etter strategier som foreligger
• Jobbe med konkretisering av strategien og gjennomføringsplan

Lokal Prosjekt komitéen
Komitéen skal jobbe med og utvikle lokale prosjekter i vårt område.
Hovedmål er å gjøre Rotary synlig og attraktivt gjennom vårt lokale arbeid.
• Jobbe med sosiale prosjekter i lokalsamfunnet
• Planlegging, gjennomføring og kontroll
• Lage budsjett og finansiering – som godkjennes av styret
• Søke samarbeid oppover i organisasjonen, distrikt og nasjonalt
• Søke samarbeid med offentlig og privat virksomheter, eventuelt
andre frivillige organisasjoner
• Synliggjøre vårt arbeid med stand og eventuelt seminar

Internasjonale prosjekter
Komitéen skal utvikle og iverksette planer med henblikk på å støtte
The Rotary Foundation gjennom både økonomiske bidrag og
deltakelse i prosjekter. TRF- komitéen ledes av et styremedlem.
• Jobbe med idéer og følge opp andre internasjonale prosjekter
• Skaffe sponsorer og finansiering til prosjekter
• Sørge for omtale av prosjektet lokale media, i samarbeid med
kommunikasjons-komiteen
• Utvikle samarbeidet med aktuelle Rotaryklubber
• Utvikle samarbeidet med andre organisasjoner
• Sertifisere for TRF midler – søke distrikt og Global Grants

Ungdoms og student komitéen (RYLA)
• Utarbeide opplegg og ansvarlig for mottakelse og vertskap for
utvekslingsstudenter i klubbens regi
• Utpeke en fadder for studenten
• Følge opp utvekslingsstudenter fra vårt distrikt
• Rekruttere og følge opp kandidater til RYLA

ARTIKKEL 8 – FINANSER
Kassereren skal sette klubbens midler i den bank som styret bestemmer.
Klubbens regnskapsår følger Rotaryåret som er fra 1. juli til 30. juni.

Regnskapet for rotaryåret skal foreligge i revidert stand snarest mulig etter Rotary årets utgang.

Det skal opprettholdes en reserve i form av et bankinnskudd som sikrer forsvarlig drift av klubben.

Ved begynnelsen av hvert regnskapsår skal styret utarbeide et budsjett for inntekter og utgifter for rotaryåret. Budsjettet skal godkjennes av medlemmene på et klubbmøte.

ARTIKKEL 9 – NYE MEDLEMMER
Klubbmøtet avgjør om opptak av nye medlemmer etter forslag fra styret.

Forslag på nytt medlem skal skje til styret. Samtlige av klubbens medlemmer har forslagsrett. Forslag på nye medlemmer skal behandles konfidensielt.

Medlems- og klassifikasjonskomiteen skal vurdere valgbarheten av foreslåtte medlemmer og rapportere til styret.

Forslag på nye medlemmer som er godkjent av styret, skal bekjentgjøres for klubbens medlemmer og navn på forslagsstiller som også vanligvis blir fadder.

Hvis ingen skriftlig innvending mot forslaget er mottatt av styret innen 14 dager etter bekjentgjørelsen, skal det foreslåtte medlem inviteres til medlemskap gjennom sin fadder.

Hvis skriftlig innvending er levert styret innen fastsatt frist, skal styret votere over opptagelsen av den kandidat som det måtte være kommet innvending mot.

Når et nytt medlem er valgt, skal presidenten sørge for at medlemmet blir introdusert i klubben gjennom en enkel opptaksseremoni og motta sin Rotary nål.

Klubben kan i henhold til klubblovene velge æresmedlemmer foreslått av styret.

ARTIKKEL 10 – IKRAFTTREDELSE OG ENDRINGER
1. Disse lover er vedtatt av Arendal Rotaryklubb i møte den 01.09.2011, 30.01.2014 og i møte i den sammenslåtte klubben 23.04.2024.
2. Lovene kan endres på et ordinært klubbmøte forutsatt at:

● det er styrebehandlet og anbefalt av styret
● endringsforslag er kunngjort for alle medlemmer med 14 dagers frist
● et beslutningsdyktig antall medlemmer er til stede
● det får to tredjedels flertall av de fremmøtte medlemmer

3. Klubben kan slås sammen med annen Rotaryklubb eller vedtas oppløst etter vedtak fattet i samsvar med Artikkel 10.

Godkjent. Årsmøte 23.04.2024.

---